Hey Brik Brak Berichtgevers!

— Wat zijn mijn taken als Promotie & Communicatieverantwoordelijke —

De Promotie- en Communicatieverantwoordelijke is de externe en interne stem, én de organisator van evenementen van de Brik Brak Boutique. Deze persoon zorgt ervoor dat de missie en het aanbod van Brik Brak breed bekend worden bij het publiek, dat het team intern goed geïnformeerd blijft, en dat evenementen zoals de "Brik Brak Borrels" succesvol worden georganiseerd. Deze rol wordt één keer per week ingevuld, met de flexibiliteit om veel taken buiten de openingsuren uit te voeren, aangezien veel van het werk online, met voorbereiding of planning van evenementen kan gebeuren.

1. Dagelijkse Taken (of continue aandacht, verspreid over de week):

De taken van de Promotie- en Communicatieverantwoordelijke zijn vaak minder gebonden aan specifieke shifts, maar vereisen wel continue aandacht en flexibele uitvoering gedurende de week.

• Monitoren Sociale Media & Algemene Vragen: Gedurende de week wordt de activiteit op de sociale mediakanalen (voor nu enkel Instagram) van Brik Brak gemonitord. Dit betekent letten op reacties, vragen en vermeldingen van bezoekers, inclusief vragen over evenementen. Er wordt gezorgd dat er tijdig en gepast wordt gereageerd op opmerkingen en privéberichten.
• Content & Evenement Ideeën Verzamelen: Er wordt proactief gezocht naar interessante verhalen, nieuwe materialen, workshops of evenementenideeën binnen de Recuperatheek die kunnen dienen als content voor promotie of als basis voor toekomstige evenementen. Dit kan door gesprekken met het team, observaties in de shop, door te letten op trends, en feedback van bezoekers.
• Interne Vragen Beantwoorden: Beschikbaar zijn voor vragen van het team over communicatiegerelateerde zaken, maar nu ook specifiek over evenementen (bijv. waar ze de evenementenflyer kunnen vinden, of vragen over deelname).

2. Wekelijkse Hoofdtaken:

Dit zijn de belangrijkste taken die wekelijks worden uitgevoerd om de communicatie en evenementenplanning te stroomlijnen.

• Sociale Media Updates Beheren: De Promotie- en Communicatieverantwoordelijke plant en creëert pakkende content voor de sociale mediakanalen van Brik Brak (bijv. Instagram). Dit omvat het schrijven van teksten, het selecteren van relevante foto's/video's en het zorgen voor een consistente "Brik Brak-stem". Het doel is om het publiek te informeren over nieuw binnengekomen materialen, inspirerende projecten die met Brik Brak materialen zijn gemaakt, workshops, aankomende evenementen (zoals Brik Brak Borrels) en de algemene missie van Brik Brak.
  • Voorbeeld: Een post maken over de volgende Brik Brak Borrel, inclusief datum, tijd, thema (indien van toepassing) en een link naar de aanmeldpagina.
• Informatiebrochures Beheren en Actualiseren: Zorgt ervoor dat de informatiebrochures over BrikBrak, de werking van de Recuperatheek, de missie en het aanbod altijd up-to-date zijn. Dit omvat het controleren op correctheid van informatie, het bijwerken van contactgegevens, openingstijden of aanbod, en het aanvragen van nieuwe drukken indien nodig.
• Interne Communicatie Verzorgen: Ontwerpt en verspreidt interne communicatiemiddelen voor het team. Dit kunnen posters zijn met belangrijke mededelingen, updates over nieuwe materialen die net zijn gesorteerd door de Voorraadbeheerder, wijzigingen in procedures, of speciale aankondigingen. Hieronder valt nu ook specifieke interne communicatie over evenementen, zoals wie er helpt, welke voorbereidingen nodig zijn, en updates over het aantal aanmeldingen.
  • Voorbeeld: Een poster maken met de "Top 5 meest opvallende nieuwe materialen van deze week" voor in de teamruimte, of een memo over de taakverdeling voor de komende Brik Brak Borrel.
• Wekelijkse Evenementenplanning:
  • Communicatieplanning Evenementen: Zorgt voor de wekelijkse planning van communicatie-uitingen rondom evenementen: welke posts gaan eruit, welke flyers moeten worden geprint, welke e-mails moeten worden verstuurd.
  • Logistieke Afstemming (Wekelijks): Stemt wekelijks af met de Coördinator over de voortgang van de evenementenplanning, benodigde materialen, personeel en eventuele externe partijen.
• Nieuwsbrieven Opstellen (indien van toepassing): Indien BrikBrak een nieuwsbrief verstuurt, is deze rol verantwoordelijk voor het opstellen en versturen hiervan, met relevante updates, promoties en evenementenaankondigingen.
• Communicatieplan Onderhouden: De Promotie- en Communicatieverantwoordelijke werkt mee aan het onderhoud van een communicatieplan voor BrikBrak, waarin de strategie, doelgroepen, kanalen en boodschappen zijn vastgelegd, met een expliciete sectie voor evenementencommunicatie.

3. Maandelijkse taken:

Deze taken zorgen voor een langetermijnvisie, responsiviteit en de daadwerkelijke organisatie van evenementen.

• Evenementen Organiseren en Coördineren (met focus op BrikBrak Borrels):
  • Conceptontwikkeling & Planning: Werkt samen met de Coördinator aan de ontwikkeling van concepten voor evenementen (zoals Brik Brak Borrels). Dit omvat het bepalen van data, tijden, thema's, sprekers (indien van toepassing), en de benodigde infrastructuur (catering, inrichting, etc.).
  • Promotiecampagne Evenementen: Lanceert specifieke promotiecampagnes voor evenementen via alle relevante kanalen (sociale media, website, flyers in de campus, etc).
  • Aanmeldingsbeheer: Beheert de aanmeldingsprocessen voor evenementen en houdt de deelnemerslijsten bij.
  • Coördinatie op de Dag Zelf (indien aanwezig): Is aanwezig tijdens de evenementen om te helpen met de coördinatie, gastontvangst en om te zorgen dat alles soepel verloopt. Documenteert het evenement met foto's/video's voor toekomstige promotie.
  • Evaluatie Evenementen: Na elk evenement wordt de uitvoering geëvalueerd, inclusief feedback van deelnemers en het team, om toekomstige evenementen te verbeteren.
• Evaluatie Communicatie: Evalueert maandelijks de impact van de communicatie-inspanningen (bijv. bereik van sociale media posts, websitebezoek, feedback op brochures). Dit helpt om de strategie aan te passen en te verbeteren.
• Voorraad Promotiemateriaal Beheren: Controleert de voorraad van folders, brochures, posters en ander promotiemateriaal en bestelt tijdig bij om tekorten te voorkomen. Dit omvat nu ook specifiek promotiemateriaal voor evenementen/workshops.
• Crisiscommunicatie (Ad Hoc): Bereidt, in overleg met de Coördinator, communicatie voor in geval van onverwachte situaties (bijv. tijdelijke sluiting, technische storingen, annulering van evenementen/workshops) om het publiek snel en adequaat te informeren.
• Nieuwe Communicatiekanalen Verkennen: Onderzoekt mogelijkheden voor nieuwe communicatiekanalen of samenwerkingen die Brik Brak en haar evenementen/workshops kunnen promoten.

4. Communicatie naar Andere Rollen (De "Connectie" met het Team en Externe Partners):

Een naadloze communicatie is cruciaal voor deze rol.

• Naar de Coördinator:
  • Updates: Houdt de Coördinator wekelijks op de hoogte van de geplande communicatie-uitingen, de resultaten van sociale media posts, de voortgang van evenementenplanning, en eventuele knelpunten of behoeften.
  • Goedkeuring: Vraagt goedkeuring voor belangrijke communicatieboodschappen, ontwerpen of evenementconcepten die de reputatie van Brik Brak beïnvloeden.
  • Feedback: Vraagt feedback op de effectiviteit van de communicatie en evenementen, en suggesties voor verbetering.
• Naar de Voorraadbeheerder:
  • Informatie over Nieuwe Materialen & Evenementmaterialen: Werkt nauw samen met de Voorraadbeheerder om op de hoogte te blijven van nieuwe, interessante of grote partijen materialen die binnenkomen. Deze informatie is goud waard voor sociale media posts. Ook wordt overlegd over materialen die nodig zijn voor evenementen.
• Naar Kassaverantwoordelijke:
  • Promotiecampagnes & Evenementen: Informeert het team van Kassaverantwoordelijke over aankomende promotiecampagnes, evenementen, wijzigingen in het aanbod, zodat zij klanten correct kunnen informeren en vragen over evenementen kunnen beantwoorden.
  • Feedback van Klanten: Vraagt feedback van Kassaverantwoordelijke over vragen die klanten vaak stellen, of over informatie die zij missen, om zo de brochures, website en evenementencommunicatie te optimaliseren.
• Naar Schoonmaak- en Onderhoudsverantwoordelijke:
  • Plaatsing Interne Communicatie & Evenementenvoorbereiding: Overlegt over de beste plekken om interne posters of mededelingen op te hangen, zodat ze goed zichtbaar zijn en niet in de weg hangen. Ook wordt afgestemd over eventuele extra schoonmaak- of opruimtaken die nodig zijn voor, tijdens of na evenementen.
• Naar Externe Partners (indien van toepassing):
  • Coördinatie Evenementen & Workshops: Communiceert met externe partners zoals cateraars, sprekers, workshopleiders, leveranciers van benodigdheden voor evenementen en workshops.

De Promotie- en Communicatieverantwoordelijke is dus de creatieve kracht, de verbinder, en de organisator die ervoor zorgt dat Brik Brak zichtbaar blijft, dat de boodschap helder en consistent wordt uitgedragen, en dat alle evenementen vlekkeloos verlopen, zowel intern als extern!

Makkelijker Werken met Onze Checklists!

Bij Brik Brak Boutique geloven we in efficiëntie en duidelijkheid. Daarom hebben we voor elk teamlid en voor elke shift handige checklists ontworpen. Deze checklists zijn er om jouw werk te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat geen enkele taak wordt vergeten. Zie het als jouw persoonlijke gids voor een succesvolle shift!

• Wat gebeurt er elke dag concreet? De dagelijkse checklist vertelt je precies welke stappen je moet doorlopen, ze leiden je stap voor stap door de taken.
• Geen Stress, Wel Resultaat: Met de checklists minimaliseren we de kans op fouten en zorgen we dat de Brik Brak Boutique altijd tip-top in orde is voor onze bezoekers. Zo kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: onze spullen een tweede leven geven!

Klik hieronder om de "Promotie en Communicatieverantwoordelijke CHECKLIST" te downloaden! LET OP: Bij deze team is er een vrijheid naar handelen, je kijkt wat het beste is voor de shop! Er staat heel veel info in de Checklist alsook de tekst hierboven, maar je mag uiteraard dingen weglaten/aanpassen.

Let Op de Brik Brak Benadering!

Wat bedoelen we hiermee? Let er op dat je telkens de stijl hanteert van Brik Brak (kleuren, lettertype, stijl, etc.) om ervoor te zorgen dat alles mooi samenhangt. Doe dit voor elke promotie, website, sociale media post, enzovoort! Hieronder vind je de kleuren, lettertype en overkoepelende stijl van Brik Brak Boutique.

Brik Brak Benodigdheden!

Enkele belangrijke hulpmiddelen voor dit team zijn de volgende:

- In deze map staan allerlei brochures, flyers, logo's, ... Samengevat, bijna alles dat jullie nodig hebben om de promotie vlot te laten verlopen, zonder tijd te verliezen! 

- Deze website is van jullie! Jullie kunnen deze aanpassen of bekijken voor inspiratie. Dit behoort tot jullie takenpakket.

- Dit is de instagrampagina van Brik Brak Boutique. Stuur hier een berichtje om het wachtwoord te krijgen indien je werkt als Communicatieverantwoordelijke!

Brik Brak Boodschappers: Breng de boodschap, beweeg de mensen!