Hey, Brik Brak Berekener!

— Wat zijn de taken als Kassaverantwoordelijke?—

Belangrijke opmerking over het Brikjes-systeem: Dit document beschrijft de taken van de Kassaverantwoordelijke inclusief het beheer van het "Brikjes"-muntensysteem. Het is essentieel om te beseffen dat dit muntsysteem nog in ontwikkeling is en de exacte invulling ervan kan veranderen. Dit is een uitgebreid "sjabloon" om alvast een duidelijk kader te schetsen; de daadwerkelijke implementatie en eventuele aanpassingen zullen in de praktijk verder worden bepaald.

Registratiesysteem Brikjes (dus in uitwerking! Dit is maar een voorbeeld!)

Het Brikjes-Systeem in het Kort:

• Startbonus: Elke nieuwe klant ontvangt bij inschrijving 10 Brikjes.
• Doneren: Voor elke donatie van bruikbare materialen verdient de klant Brikjes, bekijk de Brik Brak materiaallijst om de waarde te zien van het materiaal en geef de klant het juiste aantal Brikjes.
• Vrijwilligerswerk: Voor elk uur vrijwilligerswerk in de BrikBrak Recuperatheek ontvangt de vrijwilliger 15 Brikjes.

Excel Registratiesysteem Brikjes:

In de Excel-registratie worden de volgende gegevens per persoon bijgehouden:

• Naam van de persoon
• Opleiding: Dit is voor data-analyse en eventuele communicatie naar het team (bijv. studentenprojecten).
• Aantal Brikjes per persoon: Het actuele saldo.
• Transactiegeschiedenis: Bij elke transactie (uitgifte of ontvangst van Brikjes) wordt dit aangevuld met de datum, beschrijving (bijv. "Inschrijving", "Donatie 3kg hout", "2 uur vrijwilligerswerk") en het aantal Brikjes (+ of -).

De Kassaverantwoordelijke is het eerste en laatste contactpunt voor de meeste bezoekers van de Brik Brak Boutique. Deze persoon zorgt voor een vlotte afhandeling van transacties (zowel met "Brikjes" als met betalingen), biedt uitstekende klantenservice en is het aanspreekpunt voor vragen over de werking van BrikBrak. Deze rol wordt één keer per shift ingevuld, wat betekent dat continue aanwezigheid en alertheid tijdens de openingsuren essentieel zijn.

1. Taken Tijdens Elke Shift (Dagelijks):

De Kassaverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de volgende kerntaken gedurende de hele shift:

• Shiftvoorbereiding:

  • Ervoor zorgen dat het kassasysteem (computer) operationeel is en de scanner (? indien van toepassing) werkt.
  • Controleren op de aanwezigheid van voldoende wisselgeld (indien van toepassing).
  • Het "Brikjes" registratiesysteem (Brik Brak Materiaallijst) klaarleggen en controleren op netheid.
  • De kassa-balie en directe omgeving netjes en georganiseerd houden.
  • Controleren of er voldoende tassen of verpakkingsmateriaal beschikbaar zijn.

• Klantenservice & Begeleiding:

  • Alle bezoekers vriendelijk begroeten bij binnenkomst en/of bij de kassa.
  • Nieuwe bezoekers een beknopte uitleg geven over het Brik Brak-concept en het "Brikjes"-systeem.
  • Klanten helpen bij het vinden van specifieke materialen in de shop.
  • Algemene vragen van bezoekers beantwoorden over Brik Brak (openingstijden, aanbod, evenementen, workshops, etc.).
  • Doorverwijzen van klanten naar de Voorraadbeheerder of Coördinator bij complexere vragen of specifieke materiaalaanvragen.

• Transactieafhandeling:

• "Brikjes" Beheer: Nauwkeurig de afgegeven "Brikjes" registreren in het daarvoor bestemde systeem, inclusief datum en de naam van de klant. De klant informeren over het resterende "Brikjes" saldo.
• Klanten informeren over de voorwaarden met betrekking tot het meenemen of doneren van materialen. Verwijs naar het hygiëne/veiligheidsprotocol!

• Orde & Netheid:

  • De kassa-balie en de directe omgeving gedurende de hele shift schoon en opgeruimd houden.
  • Direct opruimen van gemorste materialen of afval.

• Interne Communicatie:

  • Belangrijke klantvragen, opmerkingen of klachten onmiddellijk doorgeven aan de Coördinator.
  • Signaleren van momenten van extreme drukte of juist rust, en de behoefte aan extra hulp communiceren.
  • Melden van eventuele afwijkingen in het "Brikjes"-systeem of technische storingen van het kassasysteem aan Coördinator.
  • De Voorraadbeheerder informeren over materialen die bijzonder populair zijn of waar veel vraag naar is.

• Shiftafsluiting:

  • Alle "Brikjes" registraties controleren op volledigheid, duidelijkheid en consistentie.
  • De kassa-omgeving netjes en geordend achterlaten voor de volgende Kassaverantwoordelijke.
  • Eventuele openstaande taken, bijzondere situaties of belangrijke opmerkingen mondeling of schriftelijk overdragen aan de volgende shift of de Coördinator.

2. Wekelijkse Verantwoordelijkheden:

Deze taken vragen wekelijks aandacht en worden vaak in overleg uitgevoerd:

• Wekelijkse controle van de "Brikjes" registraties op consistentie en het signaleren van eventuele afwijkingen, in samenwerking met de Coördinator.
• Het rapporteren van veelgestelde klantvragen, opmerkingen of algemene feedback over de shop aan de Coördinator en/of de Promotie- & Communicatieverantwoordelijke, om de dienstverlening te verbeteren.

3. Ad Hoc Verantwoordelijkheden:

Deze taken komen incidenteel voor en vereisen flexibiliteit:

• Assisteren bij het oplossen van conflicten of afhandelen van ontevreden klanten aan de kassa; escaleren naar de Coördinator wanneer nodig.
• Ondersteunen bij inventarisatietaken of het labelen van materialen tijdens rustige momenten.
• Actief meedenken en suggesties doen voor verbeteringen van de kassa-ervaring, het "Brikjes"-systeem of de algemene klantenservice.
• Melden van technische problemen met de kassa of betaalterminal en assisteren bij het oplossen ervan indien mogelijk.

4. Communicatie naar Andere Rollen:

Een vlotte informatiestroom is essentieel voor een goede werking en samenwerking binnen het BrikBrak-team. De Kassaverantwoordelijke communiceert actief met de volgende rollen:

• Naar de Coördinator:

  • Dagelijks rapporten over de transacties, de stand van de "Brikjes" en eventuele belangrijke bijzonderheden of afwijkingen.
  • Direct melden van problemen, klachten van klanten of dringende suggesties voor verbetering.
  • Vragen stellen over onduidelijke procedures, prijzen of beleidsregels om consistentie te waarborgen.
  • Afstemmen over de benodigde ondersteuning tijdens drukke periodes.

• Naar de Voorraadbeheerder:

  • Doorgeven van specifieke klantvragen naar materialen die niet direct vindbaar zijn of waar een tekort aan lijkt te zijn.
  • Informeren over welke materialen bijzonder populair zijn bij klanten, of juist minder goed verkopen, om de voorraadplanning te ondersteunen.
  • Afstemmen over de correcte prijsbepaling van onbekende of nieuwe materialen.

• Naar de Schoonmaak- & Onderhoudsverantwoordelijke:

  • Signaleren van behoefte aan schoonmaak of opruimwerkzaamheden in de directe omgeving van de kassa of bij de ingang van de shop.
  • Melden van defecten aan kassa-apparatuur, balie of ander meubilair in de kassazone.
  • Afstemmen over het aanvullen van algemene verbruiksartikelen zoals tassen of verpakkingsmateriaal.

• Naar de Promotie- & Communicatieverantwoordelijke:

  • Doorgeven van directe feedback van klanten over BrikBrak's communicatie-uitingen (bijv. brochures, sociale media posts, evenementenaankondigingen).
  • Vragen beantwoorden over aankomende evenementen of workshops die door klanten worden gesteld, en eventuele onduidelijkheden in de communicatie doorspelen.
  • Meedenken over manieren om nieuwe acties of promoties effectief aan de kassa te communiceren naar bezoekers.

De Kassaverantwoordelijke is daarmee een cruciale schakel in de dagelijkse operatie van BrikBrak, die niet alleen zorgt voor een correcte financiële afhandeling, maar ook voor een warm welkom en een positieve ervaring voor elke bezoeker door actieve communicatie en service.

Makkelijker Werken met Onze Checklists!

Bij Brik Brak Boutique geloven we in efficiëntie en duidelijkheid. Daarom hebben we voor elk teamlid en voor elke shift handige checklists ontworpen. Deze checklists zijn er om jouw werk te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat geen enkele taak wordt vergeten. Zie het als jouw persoonlijke gids voor een succesvolle shift!

• Wat gebeurt er elke dag concreet? De dagelijkse checklist vertelt je precies welke stappen je moet doorlopen, ze leiden je stap voor stap door de taken.
• Geen Stress, Wel Resultaat: Met de checklists minimaliseren we de kans op fouten en zorgen we dat de Brik Brak Boutique altijd tip-top in orde is voor onze bezoekers. Zo kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: onze spullen een tweede leven geven!

Klik hieronder om de "Kassaverantwoordelijke CHECKLIST" te downloaden! 

Brik Brak Benodigdheden!

Enkele belangrijke hulpmiddelen voor dit team zijn de volgende:

- Het veiligheids-/hygiëneprotocol

- De computer met de materiaallijst! Hieronder vind je de materiaallijst in geval van nood.

- Het Brikjes Registratiesysteem! Deze is nog in uitwerking, maar hier is een sjabloon dat je eventueel kan gebruiken. Dit is een Excel met de naam, opleiding en aantal Brikjes die de persoon heeft, vul dit in bij transacties!

Brikjes Beheren, Blije Bezoekers Begroeten: Jouw Berekeningen Bouwen BrikBrak!