Hey, Brik Brak Bestuurder!

— Wat zijn mijn taken als Coördinator? —

De Coördinator is de algehele eindverantwoordelijke en de belangrijkste aansturende kracht voor de BrikBrak shop gedurende een hele week. Deze persoon is de "bestuurder" van de week, die ervoor zorgt dat alles soepel, veilig en volgens plan verloopt. Hieronder staan al je taken opgesomd. Wil je een beter overzicht van alle specifieke taken? Raadpleeg dan de CHECKLIST bij het laatste puntje onderaan deze pagina.

1. Algemeen Overzicht en Wekelijkse Leiding:

• Wekelijkse Eindverantwoordelijkheid: De Coördinator is de primaire contactpersoon en de baas van de shop voor de gehele week. Dit betekent dat hij/zij het grote plaatje van de operatie overziet en ervoor zorgt dat alle onderdelen van de operatie effectief samenwerken.
• Toezicht op Taakverdeling: De Coördinator houdt nauwlettend in de gaten hoe de taken verdeeld zijn onder het team gedurende de week. Dit omvat het checken of de roosters (van het bemanningssysteem) worden gevolgd en of de juiste personen de juiste rollen bekleden op de geplande shifts. 
• Voorbeeld: Als Naam A op maandag de Voorraadbeheerder is, controleert de Coördinator van de week (bijvoorbeeld Naam Q als die de Coördinator voor die week is) of Naam A ook echt die rol op zich neemt en of de rest van het team correct is ingevuld volgens het rooster.

• Voorbeeld: Als de voorraadbeheerder op woensdag ziek is, is het de taak van de Coördinator om iemand van de reservelijst te bellen om in te vallen. Of als er een conflict is over een bepaald materiaal, bemiddelt de Coördinator.

• Voorbeeld: Periodiek checkt de Coördinator de ingevulde checklists van de Voorraadbeheerder, Kassaverantwoordelijke en Schoonmaaksverantwoordelijke om te zien of alles correct is bijgehouden. Ook voor de persoon achter Communicatie wordt er gecheckt of er genoeg wordt bijgevoegd op bijvoorbeeld de Instagrampagina, enzovoort.
• TIP: Als Coördinator moet je de pagina's van alle andere medewerkers ook eens gelezen hebben om te zien wat hun taken zijn. Alleen op die manier kan je gericht nachecken of iedereen zijn taken doet.

• Voorbeeld: Als de Coördinator merkt dat het opruimen na sluiting vaak langer duurt dan 5 minuten, noteert hij/zij dit als een verbeterpunt om te bespreken met het team of de projectleiders.

2. Aanwezigheid:

• Dagelijkse Online Aanwezigheid: De Coördinator is elke dag online aanwezig (bijvoorbeeld via Whatsapp, Instagram of een online vergadertool) tijdens de openingsuren van de Recuperatheek. Dit stelt hem/haar in staat om direct vragen van werkers te beantwoorden en ondersteuning te bieden tijdens hun shift.
• Voorbeeld: Een medewerker stelt via de chat een vraag over een onbekend materiaal dat is ingediend, en de Coördinator kan direct advies geven (en eventueel verwijzen naar een andere werker, namelijk de voorraadbeheerder!). Of er is een technisch probleem met het muntsysteem, en de Coördinator kan via de chat een oplossing suggereren.

• Wekelijkse Fysieke Aanwezigheid: De Coördinator is één keer per week fysiek aanwezig in de Brik Brak Boutique. Tijdens dit bezoek voert hij/zij de volgende cruciale controles uit:

• Wekelijkse Veiligheidscontrole:

  De Coördinator voert een gedetailleerde veiligheidscontrole uit. Dit is een cruciale taak die verder gaat dan de dagelijkse schoonmaak.

• Voorbeeld:

  Loopt door de opslagruimte om te zien of alle dozen stabiel zijn gestapeld, of er geen scherpe voorwerpen uitsteken, en of de looproutes vrij zijn. Indien nodig, neemt hij/zij direct actie of delegeert de oplossing aan de Schoonmaaksverantwoordelijke.

• Controle van Processen en Protocollen:

  Tijdens het fysieke bezoek controleert de Coördinator ter plekke of alle processen (bijv. voorraadregistratie, kassa-afhandeling) en protocollen (bijv. hygiëne) correct worden nageleefd.

• Voorbeeld:

  Inspecteert de netheid van de werkruimte volgens het hygiëneprotocol, controleert steekproefsgewijs de voorraadadministratie, en spreekt kort met de aanwezige medewerkers over hun ervaringen.

Plant zichzelf in op de Excel sheet "Brik Brak Basisrooster"! Zet zeker je kruisjes en eventuele notities. (Zie eerste pagina vanonder bij "De Planning" voor meer uitleg.)

Maandelijks Rooster Beheer

Bovenaan het Basisrooster zie je 'Maand'. Hier noteer je de huidige maand.

Je bent ook verantwoordelijk voor het aanmaken van nieuwe pagina's in het sheet:

• Dupliceer het 'sjabloon' (dit is de eerste pagina die je ziet wanneer je het document downloadt).
• Geef de gedupliceerde pagina de naam "Basisrooster: [huidige maand]" (bijvoorbeeld: "Basisrooster: Januari").
• Doe dit op de eerste dag van elke maand, zodra je werkers hebt zien staan op de pagina Inroosteren VOORSTEL.

Inroosteren van Medewerkers

Je bekijkt de pagina Inroosteren VOORSTEL en kiest de mensen die die maand zullen werken. Vervolgens schrijf jij hun namen naast elke rol op de eerste pagina van het Excel-sheet.

• Aantal mensen per rol: Standaard kunnen er twee mensen per rol ingepland worden om verwarring te minimaliseren. Indien nodig kan hier een uitzondering op worden gemaakt. De werkers verdelen altijd zelf de taken op hun checklists en delen deze met jou.

Wekelijkse Checks en Reservelijst

1. Wekelijkse controle: Voer een wekelijkse controle uit om te zien of er werkers zijn. Als blijkt dat dezelfde werkers bijvoorbeeld al drie weken achter elkaar zijn ingepland, zet je deze mensen tijdelijk op de reservelijst.
2. Reservelijst volgorde: De reservelijst wordt op volgorde bekeken; de eerste persoon op de lijst is de eerste die de kans krijgt om te werken.
3. Beschikbaarheid controleren: Vraag aan de persoon op de reservelijst of hij/zij nog beschikbaar is!

Contactgegevens Coördinator

Zet je e-mailadres zo snel mogelijk op de eerste pagina van het rooster, zodat mensen je gemakkelijk kunnen contacteren.

Makkelijker Werken met Onze Checklists!

Bij Brik Brak Boutique geloven we in efficiëntie en duidelijkheid. Daarom hebben we voor elk teamlid en voor elke shift handige checklists ontworpen. Deze checklists zijn er om jouw werk te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat geen enkele taak wordt vergeten. Zie het als jouw persoonlijke gids voor een succesvolle shift!

• Wat gebeurt er elke dag concreet? De dagelijkse checklist vertelt je precies welke stappen je moet doorlopen, ze leiden je stap voor stap door de taken.
• Geen Stress, Wel Resultaat: Met de checklists minimaliseren we de kans op fouten en zorgen we dat de Brik Brak Boutique altijd tip-top in orde is voor onze bezoekers. Zo kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: onze spullen een tweede leven geven!

Klik hieronder om de "Coördinator CHECKLIST" te downloaden! 

Brik Brak Benodigdheden!

Enkele belangrijke hulpmiddelen voor dit team zijn de volgende:

- Alle pagina's die kan vinden op de website. Neem elke rol zeker eens door om te weten wat alle taken ongeveer zijn. Iedereen zijn Checklist staat vanonder op hun pagina.

- De Brik Brak Basisrooster:

- Het document hieronder is handig als je dingen in het bemanningssysteem wil veranderen of als je andere zaken wil veranderen overheen de gehele werking van de Recuperatheek. Dit is een uitleg over "Recupedia", een website waar zeer nuttige info staat over het runnen van een Recuperatheek. Hier is ook een link naar Recupedia.

De Coördinator is dus de strategische denker, de proactieve begeleider op afstand, en de kritische controleur ter plaatse, die de continuïteit en kwaliteit van de Brik Brak Boutique bewaakt. 

BrikBrak's Beste Coördinator: Breng Balans, Begeleid Briljant!